Hallo Daniel — nach unserem Gespräch und deiner ausgefüllten Checkliste haben wir deine priorisierten Anforderungen gegen den aktuellen Markt der Architektur-Bürosoftware gehalten, inklusive echter Kundenstimmen. Hier unsere neutrale Einordnung als Grundlage für deine Entscheidung.
Wie wir vorgegangen sind
In einem Satz: deine gewichteten Use Cases × aktuelle Branchen-Tools × geprüfte Quellen & Reviews.
Wir haben den Markt der Bürosoftware für Architektur-/Ingenieurbüros 2026 systematisch recherchiert (21 Quellen, faktengeprüft) und jede Lösung an deinen selbst priorisierten Anforderungen gemessen — mit besonderem Gewicht auf deinem wichtigsten Kriterium:
① Einfachheit zuerst. „iPhone statt Samsung." Das Tool muss von deinem ganzen Team ohne Hürde bedienbar sein.
② Datenhoheit (EU/DE). DSGVO-konform, klar wo die Daten liegen.
Vorweg, ehrlich: Es gibt nicht das eine perfekte Tool. Wir engen die Wahl fundiert ein und machen die Vor- und Nachteile transparent — die Entscheidung bleibt deine, und wir testen sie mit dir gemeinsam.
Die Landkarte: Einfachheit × Abdeckung
Oben rechts = der „Sweet Spot": einfach und stark im Büro-Verwaltungs-Kern. Bubble-Farbe = Datenhoheit. Bitrix24 zum Vergleich. Gemessen wird hier der Verwaltungs-Kern — deine SiGeKo-/KI-/Wissens-Themen liegen für jedes Tool darüber (siehe weiter unten).
Datenhoheit EU/DE stark eher Groß-Büro / Datenhoheit prüfen euer aktuelles System
Die Bewertungs-Matrix
● stark · ◐ teilweise · ○ schwach/keine. Abdeckung gewichtet — Einfachheit zählt überdurchschnittlich.
Tool
Projekt- Überblick + Feed
Zeit- erfassung
HOAI / Rechnung / X-Rechnung
Urlaub / Krank
Doku / Bautagebuch
Einfach- heit
EU / Datenhoheit
Preis (4 Pers./Mon)
Kunden- stimmen
Abdeckung*
Phase0
◐
●
●
◐
●
●
◐
~500 €
4,7★ (108)
~80 %
plansync
◐
●
●
◐
◐
●
●
~150 €
noch wenige
~75 %
untermStrich
●
●
●
●
◐
◐
◐
136–236 €
3.000+ Büros
~75 %
PROJEKT PRO
●
●
●
◐
●
◐
◐
auf Anfrage
etabliert
~72 %
Clockodo
○
●
○
◐
○
●
●
~36 €
4,6 (760)
~30 %
Kobold Control
◐
●
◐
●
○
◐
◐
ab 2.400 €
—
~45 %
💰 Budget-Referenz: heute ~200 €/Monat (Bitrix24). Preise = realer 4-Personen-Monatspreis im jeweils nötigen Funktionsumfang (Anbieterstand Juni 2026, netto). Im Budget: plansync 150 € (Team-Paket, bis 5 Nutzer inkl.) · untermStrich Starter ~136 €. Knapp darüber: untermStrich Plus (volle HOAI) ~236 €. Premium: Phase0 im vollen Umfang = Büro-Bundle ~500 €/Mon (jährl.; die „80 €" gelten nur für EIN Modul/Nutzer) · Kobold ab 2.400 €. Clockodo ~36 € = nur Zeiterfassung. PROJEKT PRO auf Anfrage (Richtwert ~80–120 €).
* Abdeckung des Büro-Verwaltungs-Kerns (die Use Cases, die ein Bürotool leisten soll) — gewichtet, Einfachheit überdurchschnittlich. Deine SiGeKo-/KI-/Wissens-Themen liegen darüber (siehe „Was kein Standard-Tool abdeckt"). Aus geprüften Quellen; vor der finalen Wahl per Live-Demo gegenchecken.
Cloud-Bürosoftware für kleine Architektur-/Ingenieurbüros (1–10) · Einzelmodule je 80 €/Nutzer/Mon (jährl.); voller Umfang für 4 Pers. = Büro-Bundle ~500 €/Mon (jährl.) bzw. 630 € (monatl.) · browserbasiert, läuft nativ auf Mac · 700+ Büros
Stärken: „Sofort produktiv, keine Schulung nötig" · HOAI + AVA + Zeit + E-/X-Rechnung in einem · KI-Bautagebuch per WhatsApp (Foto/Sprache → fertige Doku) · niedrigste Einstiegshürde, 14-Tage-Test.
Worauf zu achten ist:Datenhoheit weniger transparent (Serverstandort/Verarbeitung) → für deinen Anspruch in der Demo konkret nachfragen · keine offene Schnittstelle (außer DATEV-Export) · Premium-Preis im vollen Umfang (~500 €/Mon für 4; mit 3 Vollnutzern ~350 € inkl. KI-Bautagebuch) — die „80 €" gelten nur pro Einzelmodul.
💶 Phase0 nach Umfang (4 Personen, jährliche Abrechnung): A · Kern (nur Honorare/Controlling + Zeit) = ~320 €/Mon — HOAI, X-Rechnung, Zeiterfassung, Projektübersicht; ohne KI-Bautagebuch (das steckt im Bauleitungs-Modul). B · Kleines-Team-Bundle (alle Module, 3 Vollnutzer; 4. Person nur Zeit +15 €) = ~350 €/Mon — KI-Bautagebuch inklusive. C · Büro-Bundle (alle Module, bis 5 Nutzer) = ~500 €/Mon. Gut zu wissen: Das KI-Bautagebuch — Phase0s spannendstes Feature — ist erst ab Variante B dabei. Ein reines Spar-Modul ohne dieses Feature lohnt sich kaum. Der wirksamste Hebel ist die Zahl der Vollnutzer. Die genauen Modul-Inhalte am besten in der Demo bestätigen.
plansync★ Beste Balance (Budget + Datenhoheit)jüngeres Produkt
In Deutschland entwickelt & gehostet (DSGVO, ISO-27001, Server Frankfurt) · Team-Preis 150 €/Mon (bis 5 Nutzer inkl.; +30 € je weiterem), jährl., zzgl. MwSt. · monatlich kündbar
Stärken: sehr umfassend (Projekt, Termine, Controlling, CRM) · HOAI-konform, lückenlose Team-Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung schon im Starter · transparente Preise · großer, etablierter Anbieter (3.000+ Büros).
Worauf zu achten ist: auf größere Büros ausgelegt → ob's für ein kleines Team einfach genug bleibt, am besten in einer Demo prüfen · volle HOAI-Abrechnung erst im Plus-Paket.
PROJEKT PRO30+ Jahre, etabliert
Umfassende Büro-/Controlling-Software · Windows + iOS · Zielgruppe 10–50 Mitarbeiter · Preis auf Anfrage (Branchen-Richtwert ~80–120 € für 4)
Stärken: sehr funktionsreich (Angebot→Rechnung, Aufgaben, Bautagebuch, AVA) · Stempeluhr + Mobile-App, Zeit direkt HOAI-Leistungsphasen zugeordnet.
Worauf zu achten ist: Funktionsfülle = mehr Einarbeitung · eher mittlere/große Büros · Preis intransparent.
Stärken: „kinderleichte, übersichtliche Zeiterfassung", Top-Support · rollenbasiert (Mitarbeiter sehen nur eigene Zeiten — passt zu „nur für den Chef") · sehr viele positive Bewertungen.
Worauf zu achten ist:kein Projekt-/Büro-Tool (nur Zeit) → eher als Ergänzung zu einem Kern-Tool.
Was kein Standard-Tool abdeckt — und wo wir reinkommen könnten
Wir haben deine komplette Use-Case-Liste durchgegangen — und jede dieser Anforderungen einzeln gegen alle drei Tools geprüft. Das Tool deckt den Verwaltungs-Kern ab (Projekte, Zeit, HOAI, Rechnung). Aber diverse Bereiche bleiben bei jedem offen. Hinter jedem Punkt steht deine Priorität (★1–5).
✓ Geprüft, nicht behauptet: Wir haben plansync, Phase0 und untermStrich anhand ihrer offiziellen Funktionsseiten und unabhängiger Reviews verifiziert. Ergebnis: keines deckt die folgenden Punkte ab. Einzige Ausnahme: den Stundennachweis kann untermStrich nativ — bei plansync/Phase0 ergänzen wir nur das Layout. Bei allem anderen kommen wir ins Spiel.
🧠 Wissen, Normen & Genehmigung (KI):
Normen & Baurecht schnell nachschlagen (★3) — mit Quellenangabe, statt selbst zu suchen.
Normen-/Formular-Änderungs-Radar (★3) — proaktiver Hinweis bei neuen Verordnungen (dein Beispiel: Bauantrag abgegeben, einen Tag später neue Verordnung).
Bauantrag-Vollständigkeitscheck (★3) — prüft, ob alle Unterlagen da sind, bevor du einreichst.
Dokumenten- & Wissenssuche (★2) — „wo war das nochmal?" projektübergreifend beantwortet.
Bewerbungsunterlagen auf Knopfdruck (★1) — Eignungsnachweise/Referenzen zusammenstellen.
Referenz-/Projektdatenbank (★1) — eure Referenzen strukturiert und abrufbar.
💬 Kommunikation & Organisation (KI):
Anruf-/Kontakt-Notiz → richtiger Kollege + Projekt-Feed (★4 — dein #1-Thema).
E-Mail-/Posteingang sortieren (★2) — weniger Mail-Chaos, nichts geht unter.
Besprechungs-Protokoll (★3) — automatisch aus dem Gespräch.
Termin-Briefing (★1) — die wichtigsten Projekt-Infos vor dem Termin.
Kalender Google + Outlook zusammenführen (★5) — dein Muss-Punkt.
Sprachassistent unterwegs (★2) — Infos per Sprache abfragen/diktieren (spätere Ausbaustufe).
📊 Eigene Auswertungen & Formate:
Urlaub/Krank in deiner Optik (★4) — Chef-Dashboard mit %/Tortendiagramm (dafür gibt es bei uns schon einen Prototyp).
Stundennachweis im Layout deines Rechnungsformulars (★4) — bei untermStrich nativ, bei plansync/Phase0 ergänzen wir das Layout.
Bauherren-Reporting (★3) — ein sauberer Projekt-Statusbericht für den Bauherrn, automatisch aus den Projektdaten.
Das ist der eigentliche Punkt: Das Tool ist die Basis — aber gerade bei deinem Profil liegt ein guter Teil deiner Themen darüber (vor allem SiGeKo und Wissen), und genau die liefert dir kein Standard-Anbieter. Das ist normal und kein Mangel des Tools — dort ergänzen wir gezielt. So gehst du mit offenen Augen in die Tool-Wahl: Du musst keinen dieser Punkte aufgeben.
So würden wir vorgehen: Wir machen nicht alles auf einmal. Wir würden mit den Punkten starten, die dir am meisten bringen und am schnellsten umsetzbar sind (hohe Priorität + geringe Komplexität) — so bekommst du schnell ein Gefühl für die Zusammenarbeit, bevor wir Größeres angehen. * Diese Liste ist die Landkarte der Möglichkeiten, kein fertiges Paket — jeder Punkt wird vorab einzeln auf Machbarkeit und Aufwand gescoped.
Onboarding & Umstieg von Bitrix
Der Wechsel kostet einmalig etwas Aufwand — deine Daten übernehmen und dein Team mitnehmen. Wie gut ein Tool dabei hilft, ist ein echtes Kriterium (und entscheidet, ob es am Ende wirklich genutzt wird).
plansync — persönliches Onboarding ist inklusive: Stammdaten und erste Projekte richtet ihr gemeinsam ein. Monatlich kündbar → niedrigste Umstiegshürde.
Phase0 — persönlicher Onboarding-Call inklusive + 14 Tage kostenlos testen.
untermStrich — strukturierte Schulungen, Webinare und eine persönliche Demo „auf deine Bürosituation zugeschnitten" — viel Begleitung, aber auch ein größeres System zum Einrichten.
Was du in der Demo erfragen solltest: „Wie holt ihr meine Daten aus Bitrix rüber?" — ein fertiger Bitrix-Import wird nirgends offen beworben. Realistisch: Stammdaten kommen über das Onboarding rein, Älteres ggf. manuell. Und keine Sorge: Bitrix bleibt dein Sicherheitsnetz, bis das Neue wirklich läuft — kein Hauruck-Umstieg.
Unsere ehrliche Einschätzung
An deiner Stelle würden wir uns diese beiden zuerst ansehen — gewichtet nach deinen Prioritäten (Einfachheit, Datenhoheit, Budget):
plansync = die beste Balance für dein Profil. Im Budget (150 €/Mon, bis 5 Nutzer inklusive), Daten in Deutschland (ISO-27001, Frankfurt), volle HOAI/X-Rechnung, intuitiv. Jünger → wenig öffentliche Reviews und etwas weniger „lockerer Feed" → genau das in der Demo fühlen.
Phase0 = die Premium-/Wow-Option. Stärkste Einfachheit (Top bewertet, 4,7★) + einzigartiges KI-Bautagebuch per WhatsApp — aber im vollen Umfang ~500 €/Mon (deutlich über deinem heutigen Budget) und die Datenhoheit konkret hinterfragen (wo liegen die Daten?). Spannend, wenn dir die Einfachheit + KI den Aufpreis wert sind. Günstiger wird's vor allem über die Nutzer-Zahl (mit 3 Vollnutzern ~350 €/Mon, KI-Bautagebuch inklusive); ein reines Spar-Modul ohne KI-Bautagebuch lohnt kaum — das ist ja gerade Phase0s Stärke.
Clockodo ist eine starke, sehr einfache Ergänzung allein für die Zeiterfassung. untermStrich (aus dem Gespräch) bleibt eine valide Option — wir würden es aber bewusst am Einfachheits- und Preis-Maßstab gegen die beiden testen.
Am Ende ist das deine Entscheidung — eine Tabelle ersetzt kein Gefühl im Tool. Wir liefern dir hier die fundierte Grundlage dafür.
Eure Ansprechpartner bei FlowPhase
Jan Herlein
Gründer & Lead Consultant
Michael Schmidt
Partner · Logistik & Operations
Worauf das beruht
Recherche über 5 thematische Suchwinkel, 21 Quellen, mehrfach faktengeprüft. Reviews: Trustpilot, OMR Reviews, Capterra. Funktions-/Preisangaben überwiegend von Anbieter-Preisseiten (Preisstand Juni 2026, netto, für 4 Nutzer hochgerechnet) — Preise von PROJEKT PRO & Kobold nur auf Anfrage, daher als Richtwert. Diese Übersicht ersetzt keine Live-Demo; sie engt die Wahl fundiert ein und macht die Vor- und Nachteile sichtbar.
